Protection des données personnelles
Notre philosophie et nos engagements
Union pour la promotion des salariés des demandeurs d’emploi et des migrants – « UPROMI » s’engage pour la protection de vos données personnelles et se fait fort d’assurer un niveau élevé de protection conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel (RGPD) et à la loi dite Informatique et Libertés n°78-17 modifiée (ci-après dénommés ensemble la « Règlementation”).
À ce titre, vous trouverez ci-dessous notre politique de protection de vos données personnelles qui a pour objectif de vous fournir des informations concernant la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles dans le cadre de nos activités. Elle s’applique au site internet https://www.upromi.com/ (ci-après « le site »).
Qui est le responsable de traitement de vos données personnelles ?
UPROMI est une association de loi 1901, situé au 335 rue du Bois Guyot – 77350 Le Mée-sur-Seine, immatriculé au RCS de Melun sous le numéro W772000266 et représentée par Monsieur Jean Louis TABART en sa qualité de Président. Elle est désignée par son nom, « nous » ou « notre » dans les présentes.
UPROMI, en sa qualité de responsable de traitement, détermine les finalités de traitement de vos données personnelles et les moyens de traitement utilisés.
Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?
Nous sommes susceptibles de collecter des informations dont certaines sont de nature à vous identifier et constituent des données personnelles.
Les différentes catégories de données que nous collectons sont les suivantes :
– Les données relatives à votre identité et données de contact : nom, prénom, adresse de domicile, numéro de téléphone, email ;
– Les données relatives au suivi des formations et de votre consommation pédagogique : identifiants de connexion e-learning, suivi de votre parcours de formation (notes, appréciations, compétences, temps de connexion et avancement dans le parcours pédagogique, synthèse des entretiens avec les intervenants (formateurs, correcteurs pédagogique, …), sanctions disciplinaires) ;
– Les éléments relatifs à votre navigation sur notre site : adresse IP, votre parcours de navigation, vos préférences, cookies ;
– Les données relatives à vos souscriptions de formations : formation souscrite, historiques client, enregistrements (sous réserve de votre refus) de vos échanges téléphoniques avec l’équipe administrative (les coordinatrices de centre, assistantes de formation, conseillères en formation) (conservées 3 mois), données bancaires, contrats signés, état des paiements ou arriérés ;
– Des données relatives à vos habitudes de vie et votre situation familiale pour apprécier votre niveau de disponibilité au suivi des formations (agendas, activités professionnelles et personnelles, disponibilité calendaire…) ;
– Des données relatives à votre parcours professionnel et étudiant (carrière, stage, formations précédentes)
UPROMI ne collecte que les données personnelles nécessaires pour répondre aux finalités énoncées ci-dessous. Le caractère obligatoire des données personnelles vous est signalé lors de la collecte par un astérisque.
Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?
Nous collectons et traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :
Nom du traitement | Finalités |
Gestion et suivi de la relation clientèle | Gestion de la relation commerciale concernant : – Les contrats – Les services fournis – Le suivi de la relation client (avis clients, réclamations, SAV) – Les factures et règlements – La compatibilité Envoi de communications, actualités à destination du client |
Mise en relation | – Contacter des organismes en recherche de candidats et/ou entreprises spécialisées agissant dans le domaine de la formation – Faciliter les recherches et gérer les demandes ou opportunités de mise en relation avec des entreprises. |
Gestion administrative des inscrits | – Gestion des attestations – Suivi et l’évaluation de la qualité des actions de formation dispensées – Prise en charge des actions de formation, de l’inscription jusqu’au paiement des prestataires (stages) |
Espace pédagogique | – Création et gestion de l’espace formation – Documents relatifs à la formation |
Gestion de la communication | – Organisation de salons, évènements, forums |
Gestion des partenaires et fournisseurs | -Gestion, suivi et exécution des contrats, des commandes -Gestion et suivi des factures, des paiements, de la compatibilité |
Gestion et réalisation d’opérations de prospection | – Réalisation d’opérations commerciales, de développement du réseau, de communication, de sollicitation ou de fidélisation. – Information sur les actualités et/ou activités – Organisation de manifestations ou d’événements |
Réalisation d’études, de sondages ou de statistiques | Élaboration d’études, de sondages ou de statistiques |
Recrutement | Étude et gestion des candidatures |
Utilisation de cookies ou autres technologies similaires | – Suivi de la navigation : élaboration de statistiques, mesure de l’audience et performance du site (cookies de mesure) – Fonctionnement du site (cookies techniques) – Affichage d’un contenu personnalisé et adapté à vos centres d’intérêts (cookies marketing) |
Gestion des demandes d’exercices de droit | – Évaluation de la demande – Suivi et réponse à la demande |
Gestion et suivi du précontentieux et contentieux | – Préparation et suivi des contentieux – Exécution des décisions rendues – Gestion et suivi des actions associées |
Et sur quelles bases légales ?
Conformément à la réglementation, le traitement de vos données personnelles par UPROMI est fondé s’il repose sur l’un des fondements suivants :
– Votre consentement au traitement de vos données personnelles. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ; ou
– L’existence d’un contrat : le traitement des données personnelles est alors justifié par les besoins de l’exécution du contrat ; ou
– Un intérêt légitime au traitement de vos données personnelles dès lors que cet intérêt proportionné respecte vos droits fondamentaux ; ou
– La Loi ou la réglementation en vigueur.
Quelles sont les destinataires de vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont susceptibles d’être traitées par nos collaborateurs en fonction des finalités de la collecte et de leurs besoins respectifs. Nous pouvons aussi les transmettre, pour certaines tâches liées aux finalités et dans la limite de leurs missions, aux catégories de destinataires suivants :
- les prestataires susceptibles de gérer les services externalisés pour l’exécution de nos services et contrats ;
- les prestataires nous aidant à améliorer nos services, procéder aux analyses de données et optimiser nos offres, effectuer des sondages et statistiques ;
- les commissaires aux comptes, experts comptables, consultants, avocats, cabinet d’audit, prestataires informatiques et infogérance, prestataires de sécurité ;
- nos partenaires commerciaux uniquement lorsque vous y avez expressément consenti via une case à cocher présente sur nos formulaires de collecte ainsi que par l’intermédiaire du bouton d’acceptation des cookies publicitaires et/ ou de réseaux sociaux.
Nous pouvons également être amenés à transmettre vos données personnelles aux autorités, administrations et juridictions françaises notamment dans le cadre d’une action judiciaire ou de formalités légales nécessitant cette communication.
Nous ne faisons aucun commerce de vos données personnelles.
Si vous souhaitez en savoir plus et connaitre spécifiquement l’identité des prestataires ou partenaires à qui vos données personnelles ont été transmises, vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse suivante : rgpd@upromi.fr
Comment est assurée la sécurité de vos données personnelles ?
Upromi accorde une importance particulière à la sécurité de vos données en veillant à conserver vos données dans des conditions assurant leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité et mettons en œuvre, conformément à la réglementation, les mesures techniques et organisationnelles appropriées. Ces mesures comprennent notamment des pratiques telles que des accès restreints aux données par des personnes strictement habilitées.
- Mesures techniques : Utiliser des systèmes de cryptage pour protéger les données stockées et transmises.
- Mesures organisationnelles : Mettre en place des politiques internes claires concernant la gestion des données.
- Mesures administratives : Assurer la conformité avec la réglementation en vigueur, notamment en informant les personnes concernées de leurs droits.
- Mesures physiques : Sécuriser les locaux où sont stockées les données (accès contrôlés, armoire fermée à clé, etc.).
En outre, en cas de recours à un sous-traitant dans le cadre d’un ou plusieurs traitements de données personnelles, UPROMI impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et de confidentialité s’agissant des données personnelles auxquels ils peuvent avoir accès.
En cas de survenance de difficultés, UPROMI fera ses meilleurs efforts pour limiter les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires.
Combien de temps vos données personnelles sont conservées ?
Nous pouvons gérer vos données personnelles selon trois phases :
– une phase active qui est associée à l’utilisation courante des données personnelles : vos données personnelles sont alors accessibles uniquement par les personnes ayant un besoin opérationnel à y accéder afin de réaliser les traitements autorisés ;
Par ex, les données personnelles des contacts collectées à des fins de prospection sont conservées en base active pendant une durée de trois ans à compter de la collecte des données ou de la fin des relations contractuelles avec UPROMI ou encore du dernier contact des personnes concernées avec l’organisme.
En matière de recrutement, les données seront conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre candidature et le cas échéant, sauf avis contraire de votre part, jusqu’à l’expiration d’un délai de deux ans à compter de la réception de votre candidature.
– une phase d’archivage intermédiaire (pour un temps supplémentaire à la conservation en base « active ») lorsqu’un intérêt administratif ou une obligation légale le justifie : vos données personnelles sont alors archivées avec un accès restreint et pour une durée limitée ;
– une phase de suppression ou d’anonymisation : à l’issue de l’archivage supplémentaire, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées (de telle sorte qu’elles ne peuvent plus constituer une donnée personnelle vous identifiant).
Vos données sont conservées pour une durée adaptée aux finalités des traitements et conformément à la législation et réglementation en vigueur. Nous sommes susceptibles de conserver vos données personnelles en archivage pour les besoins de conservation d’éléments justificatifs comptables, fiscaux ou probatoires le temps des prescriptions applicables.
Finalité du traitement | Base(s) légale(s) | Durée de conservation – base active | Durée de conservation – archivage |
Gestion de l’organisation d’événements | Intérêt légitime | 3 ans à compter du dernier contact | 5 ans à titre probatoire |
Formulaires du site web (contact, réclamation). | Intérêt légitime | 3 ans à compter du dernier contact | 5 ans à titre probatoire |
Traçage et suivi de la navigation des utilisateurs | Consentement | Retrait du consentement | // |
Gestion du site web | Intérêt légitime | 13 mois | // |
Gestion et suivi de la prospection commerciale | Intérêt légitime Consentement | 3 ans à compter du dernier contact | 5 ans à titre probatoire |
Gestion de la communication | Intérêt légitime | 3 ans à compter du dernier contact | 5 ans à titre probatoire |
Gestion de la plateforme et des comptes utilisateurs | Contrat | Durée de la relation contractuelle | // |
Gestion de la relation commerciale | Intérêt légitime Contrat | 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle | 5 ans à titre probatoire |
Gestion de la facturation | Contrat | Durée de la relation contractuelle | 10 ans |
Gestion des fournisseurs | Intérêt légitime Contrat | 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle | 5 ans à titre probatoire |
Gestion de la conformité | Obligation légale | Durée nécessaire à l’établissement de la preuve du respect des exigences | // |
Gestion des demandes des droits | Obligation légal | Durée nécessaire au traitement de la demande | Délai de prescription civile |
Vos données personnelles sont-elles transférées dans des pays tiers ?
UPROMI travaille principalement avec des prestataires se situant sur le territoire français. Néanmoins, lorsque cela est nécessaire, il est possible que les données que nous récoltons dans le cadre de notre activité soient transférées à des prestataires se situant à l’extérieur de l’Espace Economique Européen. Dans cette hypothèse, nous garantissons que le transfert est effectué :
- Vers un pays dont le niveau de protection a été jugé adéquat par la Commission européenne ;
- À défaut, dans le cadre de clauses contractuelles types (CCT) ou de règles internes d’entreprise.
- Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?
Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits sur les données vous concernant :
– Droit d’accès (vous avez la possibilité de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et en obtenir une copie dans un format compréhensible.) ;
– Droit à l’effacement (vous pouvez nous demander l’effacement de vos données dans certaines conditions car il ne s’agit pas d’un droit absolu) ;
– Droit de rectification (vous avez le droit de corriger une donnée erronée ou compléter certaines informations vous concernant) ;
– Droit à la limitation du traitement (vous avez le droit de nous demander de geler temporairement l’utilisation de vos données dans certains cas) ;
– Droit d’opposition (vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données personnelles) ;
– Droit à la portabilité (vous pouvez récupérer vos données pour un usage personnel sous un format structuré ou pour les transmettre par exemple à un autre service en ligne qui pourra proposer de nouveaux services) ;
– Droit de définir des directives post-mortem (vous avez la possibilité de définir des directives relatives au sort des données personnelles après votre mort).
Pour toute question relative à la gestion de vos données par nos soins ou pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter :
– Par mail à l’adresse suivante : rgpd@upromi.fr
– Par courrier à l’adresse suivante : UPROMI, 335 rue du Bois Guyot 77350 Le Mée-sur-Seine
En indiquant votre nom, prénom, domicile et e-mail (le cas échéant vos références clients) ainsi que l’objet de votre demande dans des termes clairs et lisibles.
UPROMI s’engage à donner suite à votre demande vérifiée sous un délai d’un mois à compter de sa réception.
Vous disposez également de la possibilité de saisir l’autorité de contrôle française, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) située au 3 Place de Fontenoy, 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles.
Mise à jour de la présente politique
Nous vous informons que la présente politique peut être amenée à évoluer en fonction de l’évolution de la réglementation.
Date de la dernière mise à jour : juillet 2025
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